Защо имейлите ви попадат в спам? 15 причини и как да отстраните всяка от тях

Това, че един имейл е изпратен успешно, не означава, че ще попадне във входящата поща. Той може да бъде доставен, но автоматично насочен към папката за спам заради проблеми с автентикацията, репутацията на подателя, списъка с получатели или начина на изпращане. Причината може да бъде и в съдържанието на самото съобщение или в правилата за филтриране на получателя.

Повечето от изредените проблеми могат да бъдат открити и отстранени. В следващите редове ще разгледаме 15 от най-честите причини имейлите да попадат в спам. И ще обясним как да установите коя от тях засяга Вашите съобщения и какво да направите, за да подобрите доставянето им.

1. Вашият SPF запис липсва или е неправилно конфигуриран

SPF (Sender Policy Framework) определя кои сървъри и услуги имат право да изпращат съобщения от името на Вашия домейн. Ако записът липсва, съдържа неправилни услуги, има повече от един SPF запис или надвишава ограничението от 10 DNS заявки, SPF автентикацията може да бъде неуспешна. Това влошава доставянето на писмата, особено когато използвате няколко външни услуги за изпращане им. 

Как да го поправите:

• Направете списък на всички услуги, които изпращат съобщения от Вашия домейн.
• Оставете само един SPF запис за домейна.
• Добавете всички легитимни услуги за изпращане към този запис.
• Проверете за грешки, свързани с ограничението на броя DNS заявки.
• Тествайте записа след извършване на промените.

2. DKIM липсва, конфигуриран е неправилно или проверката е неуспешна

DKIM (DomainKeys Identified Mail) добавя цифров подпис към изходящите съобщения, чрез който получаващите сървъри могат да проверят дали съобщението е оторизирано от подписващия домейн и дали не е било променено по време на преноса. Липсващ ключ, неправилен DNS запис, невалиден selector или проблем с подписа често водят до неуспешна DKIM автентикация.

Как да го поправите:

• Активирайте DKIM при Вашия имейл доставчик или платформа за изпращане.
• Публикувайте правилния DKIM публичен ключ в DNS.
• Потвърдете, че selector-ът съвпада с този, който използва доставчикът ви.
• Проверете резултатите от автентикацията на получено съобщение и се уверете, че DKIM е със статус dkim=pass.

3. DMARC липсва или е конфигуриран неправилно

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) указва каква политика предпочита собственикът на домейна да бъде приложена към съобщения, които не преминават успешно DMARC проверката. DMARC също проверява дали домейнът, удостоверен чрез SPF или DKIM, съответства на домейна, показан в полето From.

Липсващ, неправилно форматиран или лошо конфигуриран DMARC запис може да намали защитата на домейна срещу spoofing (подправяне на адреса на подателя с цел съобщението да изглежда изпратено от легитимен домейн). 

Как да го поправите:

• Публикувайте валиден DMARC запис за домейна, от който изпращате.
• При първоначално внедряване на DMARC започнете с политика за наблюдение, например p=none.
• Прегледайте отчетите за автентикация, преди да приложите по-строга политика.
• Уверете се, че легитимните услуги, които използвате за изпращане, преминават успешно проверките за автентикация и alignment.

4. SPF или DKIM преминава успешно, но DMARC alignment е неуспешен

Успешното преминаване на SPF или DKIM не означава непременно, че съобщението ще премине и DMARC проверката. DMARC проверява също дали удостовереният домейн съответства на домейна, който получателят вижда в полето From. Проблем може да възникне, когато външна платформа изпраща съобщения от Ваше име чрез различен домейн, без да е конфигуриран правилният alignment.

Как да го поправите:

• Проверете SPF и DKIM домейните в header-ите на съобщението.
• Сравнете ги с домейна в полето From.
• Конфигурирайте собствен return-path или envelope-from домейн, ако доставчикът ви поддържа тази възможност.
• Когато е възможно, конфигурирайте DKIM така, че съобщенията да бъдат подписвани с Вашия домейн.
• Тествайте съобщения от всяка платформа, която изпраща имейли от Ваше име.

5. Изпращащият сървър няма правилна DNS идентификация

Имейл сървърите трябва да имат валидна идентификация, която получаващите доставчици могат да проверят. При собствена или специализирана инфраструктура за изпращане липсващ или неправилен reverse DNS (PTR) запис, несъответствие с forward DNS или невалидно hostname правят сървъра по-малко надежден в очите на получаващите системи. Google например изисква валидни forward и reverse DNS записи за подателите, които изпращат съобщения към Gmail.

Как да го поправите:

• Настройте валиден PTR запис за IP адреса, от който изпращате.
• Уверете се, че hostname-ът чрез forward DNS сочи обратно към същия IP адрес.
• Използвайте последователен hostname в конфигурацията на имейл сървъра.
• Уверете се, че връзките използват TLS.
• Проверете отново DNS конфигурацията след промените.

6. Домейнът или IP адресът Ви има лоша репутация

Доставчиците на електронна поща следят историята и репутацията на домейните и IP адресите, от които се изпращат съобщения. Високият процент оплаквания за спам, чести грешки при доставка и изпращане на нежелани съобщения постепенно влошават тази репутация. В резултат бъдещите Ви имейли е по-вероятно да бъдат филтрирани като спам, дори когато SPF, DKIM и DMARC са конфигурирани правилно.

Как да го поправите:

• Проверете репутацията на домейна и IP адреса с подходящи инструменти за мониторинг.
• Установете кога е започнало влошаването и дали съвпада с конкретна промяна.
• Прегледайте кампаниите, списъците с получатели и промените в инфраструктурата през този период.
• Ограничете изпращането към неактивни или проблемни адреси и се фокусирайте върху получатели, които действително очакват Вашите съобщения.
• Изпращайте имейли само до потребители, които са дали съгласие да ги получават, и поддържайте постоянни добри практики при изпращане.

7. Твърде много получатели отбелязват съобщенията Ви като спам

Оплакванията за спам са силен сигнал, че получателите не желаят Вашите съобщения. Дори сравнително нисък процент на оплаквания влияе върху бъдещата доставяемост, особено когато те са в няколко последователни кампании. 

Google препоръчва докладваният процент спам да се поддържа под 0,10% и да не достига 0,30% или повече.

Как да го поправите:

• Ограничете или спрете изпращането до получатели, които дълго време не отварят или не взаимодействат с имейлите ви.
• Напомняйте ясно защо получателят получава Вашите съобщения, особено ако се е абонирал преди по-дълъг период.
• Използвайте ясни и неподвеждащи теми на имейлите и лесно разпознаваемо име на подателя.
• Осигурете лесно достъпна възможност за отписване от маркетингови съобщения.
• Следете редовно процента на оплакванията за спам и реагирайте още при първите признаци на влошаване.

8. Списъкът Ви съдържа невалидни или неактивни имейл адреси

Стари или лошо поддържани списъци често съдържат невалидни адреси и абонати, които отдавна не взаимодействат със съобщенията ви. Повтарящите се опити за доставка до такива адреси увеличават процента на недоставени съобщения и влошават репутацията на подателя.

Как да го поправите:

• Премахвайте своевременно адресите, при които имейлите трайно не могат да бъдат доставени (hard bounces).
• Проверявайте валидността на адресите, събирани чрез регистрационни форми и други източници.
• Следете кои абонати не отварят или не взаимодействат с имейлите ви за продължителен период.
• Периодично почиствайте списъка от невалидни и дългосрочно неактивни адреси.
• Поддържайте списъка си актуален и изпращайте основно до хора, които все още проявяват интерес към Вашите съобщения.

9. Използвате закупени списъци или списъци със spam traps

Закупени или автоматично събрани списъци съдържат адреси на хора, които не са давали съгласие да получават вашите съобщения. В тях често има и spam traps - специални имейл адреси, използвани за откриване на податели, които изпращат нежелана поща или използват съмнителни методи за събиране на контакти. 

Изпращането до такива адреси води до повече оплаквания за спам и влошава репутацията на домейна или IP адреса.

Как да го поправите:

• Не използвайте закупени, автоматично събрани или извлечени от публични източници списъци с имейл адреси.
• Изграждайте собствен списък чрез регистрации, при които потребителите ясно дават съгласие да получават съобщенията ви.
• Посочвайте какъв тип съдържание ще получават абонатите и колко често ще им изпращате имейли.
• Проверявайте произхода и качеството на адресите, преди да ги добавите към платформата си за изпращане.
• Съхранявайте информация кога, откъде и по какъв начин е получено съгласието на всеки абонат.

10. Рязко сте увеличили броя на изпращаните имейли

Внезапното изпращане на повече имейли от обичайното е сигнал за риск за доставчиците на електронна поща. Това е много важно за нови домейни и IP адреси, които все още нямат изградена история на изпращане. 

Подобен проблем може да възникне и при стартиране на голяма кампания, добавяне на много нови получатели или възобновяване на изпращането след дълъг период на неактивност.

Как да го поправите:

• Увеличавайте броя на изпращаните имейли постепенно, особено при нов домейн, IP адрес или услуга за изпращане.
• След по-дълъг период на неактивност не започвайте веднага с големи кампании.
• Започнете с най-активните получатели, които редовно отварят или взаимодействат с имейлите ви.
• Избягвайте резки колебания и поддържайте сравнително постоянен ритъм на изпращане.

11. Направили сте значителна промяна в начина на изпращане

Смяната на имейл платформата, IP адреса или домейна, от който изпращате, може временно да повлияе на доставянето на имейлите. Дори новата конфигурация да е технически правилна, доставчиците на електронна поща все още нямат достатъчно данни, за да оценят репутацията и поведението на новия подател. 

Рискът е по-голям, ако промяната е последвана веднага от изпращане на голям брой имейли.

Как да го поправите:

• Планирайте предварително преминаването към нова платформа, IP адрес или домейн за изпращане.
• Конфигурирайте и тествайте SPF, DKIM и DMARC, преди да започнете да изпращате големи обеми.
• Когато е възможно, преминавайте към новата инфраструктура постепенно, вместо да прехвърляте целия обем наведнъж.
• Следете доставяемостта, процента на недоставените имейли (bounce rate) и оплакванията за спам по време на прехода. 
• Ако доставяемостта се влоши, проверете дали проблемът съвпада с конкретна промяна в инфраструктурата или начина на изпращане.

12. Споделеният IP адрес има лоша репутация

При някои имейл услуги множество податели използват един и същ IP адрес. Това означава, че репутацията му зависи не само от Вашите практики, но и от поведението на останалите потребители. Ако те изпращат спам, генерират много оплаквания или нарушават правилата на доставчиците, репутацията на споделения IP адрес се влошава и повлияе и на Вашите имейли.

Как да го поправите:

• Проверете репутацията на IP адреса, използван за изпращане на Вашите имейли.
• Попитайте доставчика си как следи репутацията на споделените IP адреси и как реагира при злоупотреби от други потребители.
• Ако проблемите с доставяемостта продължават, проверете дали причината не е свързана с репутацията на споделения IP адрес.
• При достатъчно голям и постоянен обем на изпращане обмислете използването на собствен IP адрес (dedicated IP).
• Не преминавайте към друг IP адрес, преди да сте установили причината за лошата репутация. Ако проблемът е във Вашите практики за изпращане, смяната на IP адреса ще има само временен ефект.

13. Съдържанието или оформлението на имейла изглеждат подозрително

Доставчиците на електронна поща анализират не само репутацията и автентикацията на подателя, но и съдържанието и структурата на самия имейл. Подвеждаща тема, скрито съдържание, некоректно оформен HTML или прекалено агресивни рекламни елементи увеличат вероятността съобщението да бъде филтрирано като спам. Това обаче не означава, че използването на отделни думи като „free“ или „offer“ автоматично изпраща имейла в папката за спам.

Как да го поправите:

• Използвайте ясна и неподвеждаща тема на имейла и лесно разпознаваемо име на подателя.
• Избягвайте скрито съдържание и елементи, които могат да заблудят получателя относно подателя или целта на съобщението.
• Използвайте чист и правилно структуриран HTML код, който се визуализира коректно на различни устройства и имейл клиенти.
• Направете още в началото ясно каква е целта на съобщението и защо получателят го получава.
• Ако определени шаблони по-често попадат в спам, сравнете съдържанието и оформлението им с тези на имейлите, които достигат успешно до входящата поща.

14. Връзките или домейните за проследяване имат лоша репутация

Доставчиците на електронна поща проверяват не само репутацията на подателя, но и домейните и връзките, включени в съобщението. Когато водят към компрометирани, подозрителни или ненадеждни сайтове, това увеличава вероятността имейлът да бъде филтриран като спам. 

Проблем могат да създадат и домейни за проследяване с лоша репутация, както и множество пренасочвания, затрудняващи установяването на крайната дестинация.

Как да го поправите:

• Проверете домейните и крайните страници, към които водят връзките в имейла.
• Избягвайте ненужни услуги за съкращаване на URL адреси и прекалено много пренасочвания.
• Използвайте надеждна услуга за проследяване на кликванията и, когато е възможно, собствен домейн за проследяване.
• Уверете се, че сайтовете, към които изпращате получателите, използват HTTPS, не са компрометирани и функционират нормално.
• Ако даден домейн или страница е компрометирана или маркирана като подозрителна, премахнете връзката от имейлите си, докато проблемът не бъде отстранен.

15. Проблемът е във филтрите на получателя

Причината за попадане в спам невинаги е от страна на подателя. Ако имейлите ви достигат нормално до повечето получатели, но редовно попадат в спам при конкретен човек или организация, проблемът е локален. Възможните причини включват индивидуални правила на пощенската кутия, блокиран адрес или домейн, корпоративни филтри за сигурност или предишно маркиране на Ваши съобщения като спам.

Как да го поправите:

• Помолете получателя да провери папката за спам и, ако намери съобщението там, да го маркира като „Не е спам“ (Not Spam).
• Нека добави Вашия имейл адрес към контактите си или към списъка с доверени податели, ако използваната услуга предлага такава възможност.
• Проверете дали в пощенската кутия няма създадени правила, които автоматично преместват или блокират Вашите съобщения.
• Ако става въпрос за служебна поща, IT администраторът на организацията може да провери дали корпоративните филтри за сигурност не блокират Вашия адрес, домейн или съобщения.
• Проверете как се доставят същите имейли до други получатели. Ако проблемът се наблюдава само при един адрес или организация, вероятно причината е от тяхна страна.

Заключение

Когато имейлите постоянно попадат в папката „Спам“, решението е да се идентифицира и отстрани основният проблем, а не да се правят произволни промени. Удостоверяването, репутацията, качеството на списъка, поведението при изпращане, съдържанието на съобщенията и филтрите от страна на получателя – всичко това може да повлияе на поставянето на съобщенията в папката „Входящи“.

Тъй като удостоверяването зависи от DNS записите, свързани с вашия домейн, поддържането на контрол върху домейна и неговите настройки е важна част от поддържането на надеждна конфигурация за изпращане.

Ние от Jump.bg предлагаме услуги за регистрация на домейни, които Ви позволяват да регистрирате или прехвърлите домейн и да го управлявате от една централна платформа. Това ви осигурява ясен и удобен начин да управлявате домейна, който стои зад вашите онлайн услуги.

Ако се нуждаете от помощ с вашия домейн, обадете ни се на 02 428 8888 или ни пишете на support@jump.bg.